Businesses are under more pressure than ever to ensure easy access — any time, any place — to files and documents of all kinds. That’s how OpenText Brava! helps customers tackle digital transformation challenges around content.
Part of OpenText’s comprehensive Enterprise Content Management (ECM) solution suite, OpenText Brava! ensures customers can securely view, annotate or redact almost any kind of file, on the desktop or across an enterprise.
Consistent, reliable access to content can be provided — all while ensuring it never leaves the repository, assisting with regulatory compliance and cybersecurity when it comes to personal data and confidential information.
At Touristic Enterprises, for example, OpenText Brava! is key within a deployment of OpenText solutions that enhances the company’s ability to generate long-term loyalty, delivering high-quality experiences for every guest.
The Kuwait-based resort operator needed to replace some 900 maintenance request processes each year, previously reliant on paper and laborious manual handling with digital workflows.
“Each maintenance request took at least 14 days to complete, from filling out paperwork to processing to fulfillment,” explains OpenText in this case study.
Working with a channel partner, the company settled on a solution melding OpenText Brava!, OpenText Archive Center, OpenText Content Server, OpenText Content Suite and OpenText Intelligent Capture to accelerate maintenance approvals.
These now take just two days, instead of 14 — comparable to saving 85%. Costs too were reduced by around 80% by eliminating paper, says OpenText.
Customers today typically cannot wait
Previously, employees would fill out paper forms describing the maintenance request, and
then mail the form to the company’s central maintenance department for review. Once approved, the work would be carried out, documented, and then filed as a paper record, the company reveals.
As a universal viewer, the OpenText Brava! robust feature set helps by integrating seamlessly with many major ECM systems, including OpenText Content Suite and OpenText Documentum Webtop and D2.
“Brava!’s customisability, scalability and minimal user training requirements make large deployments and rapid adoption a reality in any business environment. It eliminates the need to install native applications on every desktop and is compatible with all major web browsers,” explains OpenText.
OpenText Brava! Desktop and OpenText Brava! Enterprise are available for standalone or network deployments through QBS.
( Photo of Kuwait City by Masrur Rahman on Unsplash )
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
