Today, more organisations in all countries – from the Nordics to the further East and South of our planet – need to communicate securely at greater distances, making remote email security and data compliance absolutely critical.
That’s why pan-European distributor QBS, with its award-winning software delivery platform, fully supported by our eight offices from Sweden and Germany to the UK and France, is working with GFI Software, easing network security and communications management.
GFI Software develops enterprise-grade solutions specifically for small to medium-sized businesses (SMBs). So far, more than 80,000 customers choose GFI solutions for the needed functionality to address everyday IT issues.
One key solution to the email security and related data compliance burden is GFI Archiver, for syncing, storing and managing all those emails, calendar, faxes, and files in one place.
As Sindy Rodas, pre-sales engineer at GFI Software, explains: “Often, people in an organisation are not aware of compliance and email security best practices. This puts sensitive information at risk of a data breach, leading to hefty fines and failing compliance audits.”
Email has remained the most important communications tool for organisations today. “That’s why malicious actors through the email have direct access to the weakest link in the chain,” she says.
With GFI Archiver working seamlessly alongside Microsoft Exchange, Office365, Google Apps and other email servers, the digital workplace achieves peace of mind around emails, calendars, faxes and files — as well as identifying and remediating threats from information breaches to productivity challenges with MailInsights reporting functionality.
Storage costs are slashed with Single Instance Storage (SIS), which stores only one copy of an email sent to multiple recipients and compresses attachments.
Audit trail functionality is simple to implement by setting storage times in GFI Archiver, and users can have their own corporate shared storage space, without the need for a third-party online storage provider, ensuring files don’t need to leave the company.
That’s not all. By partnering GFI Software you can ramp up the approach with solutions like GFI HelpDesk self-hosted service desk software to consolidate and integrate support functionality, collecting all customer interactions.
Even from the other side of the country or worldwide, users can adopt GFI solutions to gauge the overall mood and performance of employees based on email content, or find out who is using shared storage for inappropriate files.
Managers can pinpoint problems and competitive information leaks faster, whether it is a staffer who is using inappropriate language in emails or a user who is spending company time emailing recruitment companies.
Talk to QBS today about the full range of GFI Software solutions available to today’s email management and compliance bugbears.
( Photo by Euan Cameron on Unsplash )
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
