While most organisations have policies on complying with regulations on personally identifiable information (PII), many employees may need extra help to achieve best practice.
That’s according to Kaspersky‘s Nikolay Pankov, who says that solutions like Kaspersky Endpoint Security Cloud can help ensure people are working responsibly with PII and sensitive or confidential data.
“Consider one common scenario: employees who deal with PII daily storing scans containing personal data in a corporate shared environment. From their point of view, they’re simply uploading data to the company’s OneDrive or SharePoint directories,” Pankov says.
Although they’re simply doing their jobs, and the actions in themselves don’t constitute a leak, these employees may make the data accessible to colleagues who aren’t trained to work with such information or should otherwise not have access.
In another example, team members who think they don’t have access to any critical or confidential information may leave their work device unsupervised from time to time.
“If the organisation experiences an unrelated data leak incident, a surprise audit of its data processing and storage practices — and potentially hefty fines for allowing broad employee access to customers’ or employees’ personal data — may follow,” explains Pankov.
Solving the challenge of PII in shared access
Pankov says the simplest way to keep personal data out of shared storage facilities is to monitor whether employees use business collaboration tools to transmit such data — understanding what employees are sharing, where they store information, and whether they share links.
Unfortunately, not all organisations have the resources to invest in a separate data loss prevention (DLP) solution.
But there is an endpoint-focused alternative for any organisation that users Microsoft 365 services for collaboration — using the Data Discovery feature in the latest Kaspersky Endpoint Security Cloud offering.
“Data Discovery detects files containing PII or bank card data, clearly shows its location, and provides additional context — independent of whether the information is stored in a structured or unstructured format,” explains Pankov.
Begin by teaching employees not to use third-party cloud services for confidential or sensitive data. Monitor all cloud services use and block any as needed by using the Cloud Discovery feature in Kaspersky Endpoint Security Cloud.
“The Cloud Discovery and Data Discovery features supplement our solution’s standard protection mechanisms. Thus, it not only protects companies from external cyberthreats but also makes compliance with personal data protection laws and regulations easier,” says Pankov.
( Photo by engin akyurt on Unsplash )
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
