An optimal remote working setup can really improve the employee experience, whether staff are working full-time or only part of the time from home.
That’s according to Nitro chief operating officer Gina O’Reilly in a piece for online magazine The Recruiter where she explains how to boost engagement and overall satisfaction across virtual teams.
“Companies have found it challenging to create and maintain productive work environments in the absence of once common workplace norms like face-to-face meetings and team events,” she writes. “For some, the change has set the tone for long-term policy overhauls.”
Organisations should face these dynamics head on, O’Reilly suggests, and tackle any issues in the employee experience — some of which had emerged long before Covid-19, that can affect productivity.
“After a year of telecommuting, many still use stacked books as laptop stands and their kitchen tables as desks,” she notes.
Meanwhile, research conducted at Nitro has found that nearly 40% of employees think more automated processes and workflows would make their jobs easier and ultimately improve their organisations.
“Companies that automate areas of their business not only become more efficient but also minimise some of the inherent overhead of repetitive daily tasks,” O’Reilly says.
Organisations typically need to take a look at their key document workflows. The average knowledge worker prints 10,000 sheets of paper every year and spends four hours every week on paper-based processes, according to O’Reilly.
“Over time, that can take a major toll on both resources and the employee experience. No one wants to waste that much time pushing paper, chasing down signatures, and filling out forms,” she says.
By automating these document workflows instead, employees can spend less time on administrative to-dos and more time on important initiatives, leading to a better overall employee experience.
In addition, organisations should pay attention to how they communicate with staff. Are the right communications, including meetings and regular townhalls, scheduled, and are employees fully aware of when and how they should attend? How easy is it for staff to interact with the company, especially from home?
“Many people value and appreciate in-person time for activities like team meetings, planning sessions, and social events,” O’Reilly notes. “The lack of in-person communication has been challenging, and many employees feel disconnected or out of the loop.”
Nitro offers multiple easy-to-use productivity applications aimed at digitising and automating workflows, including e-signature software, PDF editing software and streamlined onboarding offerings.
( LinkedIn Sales Solutions on Unsplash )
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
