Leading with Security: How Bluebeam Transforms AECO Workspaces

14 February 2024

Bluebeam leads the way in advanced security solutions for the architecture, engineering, construction, and operations (AECO) sector. By fostering a collaborative security model, it unites technology partners and customers against the dynamic challenges posed by cyber threats, setting new standards for industry-wide protection.

Visit the dedicated Bluebeam page on our website to learn more about Bluebeam technology and download a free guide on Bluebeam plans.

THE BACKBONE OF BLUEBEAM CLOUD: AWS INTEGRATION

The decision to utilise Amazon Web Services (AWS) as its cloud infrastructure is a testament to Bluebeam’s dedication to security, scalability, and reliability. AWS’s global infrastructure offers unparalleled computing, storage, and networking capabilities, ensuring that Bluebeam users benefit from the highest levels of security and system reliability. 

Through additional security measures integrated with AWS, Bluebeam guarantees enhanced data protection, giving their clients added peace of mind. 


A CLOSER LOOK AT BLUEBEAM’S SECURITY MEASURES

Bluebeam prioritises its internal security through a series of strategic measures:

PROTECTION: BLUEBEAM’S DEFENSIVE MEASURES

Bluebeam’s internal security is fortified through:

  • Advanced Access Controls: By implementing multi-factor authentication (MFA), virtual private networks (VPNs), and role-based access control (RBAC), Bluebeam ensures the safety of its networks, staff, and devices.
  • Proactive Threat Mitigation: The InfoSec team at Bluebeam is equipped with state-of-the-art tools for quick detection and neutralization of cyber threats, underpinned by thorough log analysis and advanced endpoint security.

STRENGTHENING APPLICATION SECURITY

Bluebeam maintains the integrity of its applications by:

  • Rigorous Testing and Developer Training: Regular penetration testing and compulsory security training for developers are in place to address vulnerabilities proactively.
  • Ongoing Security Assessments: Automated scans of websites and APIs during development phases help identify and remedy potential security risks swiftly.

FACILITATING SECURE ACCESS WITH SSO

Bluebeam’s Single Sign-On (SSO) feature is designed to minimize the risk of data breaches:

  • Simplified, Secure Logins: Users gain access to Bluebeam’s solutions through a single strong password, streamlining the login process.
  • Seamless Integration: Bluebeam’s SSO integrates effortlessly with existing Microsoft Azure Active Directory or Okta AD systems, enhancing the security setup with multi-factor authentication.

For an overview of Bluebeam Security, click here.

DEEP DIVE: THE TRANSFORMATIVE BENEFITS OF BLUEBEAM SSO

BENEFIT #1: ELEVATING SECURITY MEASURES

Single Sign-On (SSO) by Bluebeam directly tackles the prevalent issue of weak or stolen credentials, which are implicated in up to 80% of data breaches. 

By consolidating access through a single, more robust password, SSO significantly narrows the opportunities for unauthorized access, providing a solid foundation for your company’s cybersecurity strategy. 

The integration of Multi-Factor Authentication (MFA) with SSO further strengthens this defense, ensuring that even if a password is compromised, the additional verification steps can prevent unauthorized entry. 

Moreover, Bluebeam’s SSO facilitates a smoother process for deactivating user access, thereby enhancing the security posture when employees exit the organization.

BENEFIT #2: CUTTING DOWN ON SUPPORT OVERHEAD

Password-related issues constitute a substantial portion of helpdesk activities, with 40% of inquiries pertaining to password resets. This high volume of support tickets not only burdens the IT department but also incurs significant costs—averaging $70 per incident. 

By implementing SSO, Bluebeam significantly reduces the need for password resets, thereby decreasing the volume of support calls. This reduction in demand for password support translates into lowered operational expenses and less downtime for employees waiting on password resets, culminating in heightened overall productivity and a smoother user experience.

BENEFIT #3: IMPROVING USER EXPERIENCE AND OPERATIONAL EFFICIENCY

The AECO sector’s reliance on a multitude of applications for daily operations can lead to “password fatigue,” where the sheer number of passwords to remember hampers productivity and increases the risk of security lapses. A report by JBKnowledge underscores this challenge, revealing that 62% of construction companies use at least three different construction applications, alongside other organizational tools. 

Bluebeam’s SSO addresses this issue head-on by enabling seamless access across all necessary applications with a single login. This not only simplifies the login process for users but also aligns with the industry’s needs for streamlined access to a diverse toolkit. 

The result is a notable reduction in login-related delays, a decrease in the risk of password-related security breaches, and an overall improvement in operational efficiency and user satisfaction.

Click here for an overview of Bluebeam SSO.

If you’re eager to learn more about how Bluebeam can safeguard and streamline your customer’s projects, Team QBS is here to help.

Ask us about Bluebeam – we’re ready to assist in unlocking its full potential for your needs.

Sources:

V2 Cloud | Bluebeam

Wichtige Eckdaten:
  • Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
  • Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
  • Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
  • Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.

Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten

Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:

  • Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
  • Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
  • Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.

So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten

Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:

  • Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
  • Fasse es stichpunktartig zusammen.
  • Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
  • Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
  • Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
  • Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
  • Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
  • [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.

Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden

Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.

Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI

Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.

Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!