Most businesses are remote right now, yet many still heavily rely on paper. Nitro’s recent Future of Work report found 56% of remote workers are still printing but 60% do not have a printer at home. This means employees are going out of their way to get work done. Doesn’t sound like an effective use of time, right?
Paper-based processes clearly need to go, but many companies are reluctant to get rid of them. If your company needs some convincing, here are three business and environmental benefits of going paperless:
1. Save money and trees
The EPA (Environmental Protection Agency) estimates the average knowledge worker uses 10,000 sheets of paper per year, which is about two cases of paper per worker. With each case costing $40, you can see how paper-based workflows have a significant budgetary impact. Nitro have made it easy for you to see how much paper is costing your business with this calculating tool.
In addition to being a major expense, paper products also take a huge toll on tree density. Forests make up around 30% of the world’s land area, but they are rapidly disappearing. We also know that trees are essential to support life on the planet. By eliminating or reducing paper usage, businesses will see noticeable cost savings and can champion themselves as a “Green Company” while preserving the environment for future generations.
2. Improve productivity and sustainability
Employees waste over 4 hours every week completing paper-based tasks. With paperless workflows, they don’t have to spend extra time pushing paper, chasing down signatures, and filling out forms. These tasks are easier and faster when they’re done digitally, leaving time for the more important work to get done.
Did you know it takes 11,134 kWh to produce 1 ton of paper? That’s how much electricity an average household uses in over 10 months! On top of increased efficiency, going paperless can also help reduce a company’s energy usage and costs. Bottom line: the less paper you use, the more energy you save.
3. Collaborate more while using less
Collaboration is challenging when you need to print or scan multiple documents. How can employees keep track of everything and work together efficiently? By digitising documents, your team can easily and quickly create, share, edit, track versions, sign, and file—all without printing a single page.
And without printing, you no longer need ink and toner cartridges, those cost savings can then be distributed to other areas of your company’s budget. Ink and toner cartridges are also full of toxic dyes and can seriously harm the environment if they aren’t disposed of properly. For example, the EPA estimates more than 400 million ink and 100 million toner cartridges end up in landfills each year.
As you can see there are quite a few advantages to going paperless for businesses and the environment. So, the sooner you cut out paper, the more you save and the better for all.
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Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
