Businesses have to respond to market changes on a daily basis. Strategic realignments and organisational restructuring are not uncommon. A responsive IT infrastructure is therefore essential for smooth operations and maintaining competitiveness. In this context, the management of digital communication structures is an important issue. The migration of mailboxes between Microsoft 365 tenants can be particularly critical. But this is now a thing of the past.
With the introduction of the new paid mailbox migration add-on on 12 March 2024, ShareGate offers IT professionals an innovative solution for easy, seamless and secure tenant-to-tenant migration.
THE IMPORTANCE OF TENANT-TO-TENANT MIGRATION
Tenant-to-tenant migrations are common scenarios in corporate mergers, acquisitions, spin-offs or major reorganisations. The accurate transfer of different mailboxes between Microsoft 365 tenants plays a crucial role in maintaining the communication structure and business processes. To ensure this works, no data is lost, and all relevant information is transferred correctly, migration is essential.
ESTIMATING MIGRATION TIME: A CRITICAL STEP TO SUCCESS
Estimating the migration time is an important step. The key factors are:
- Hardware performance
- Throttling by Microsoft 365
- Network security
- Location of workstations and servers
- Complexity of the structure
- User-defined permissions
- Metadata complexity
- Number of versions
- Large lists and libraries
- Number of user and administrator accounts
A test migration is therefore essential to determine an approximate migration time and to create a realistic migration plan. With ShareGate’s new mailbox migration feature, you are well prepared.
WHY CHOOSE SHAREGATE FOR YOUR TENANT-TO-TENANT MIGRATION?
The ShareGate Mailbox Migration add-on is specifically designed to address the unique challenges of tenant-to-tenant migration. The new Mailbox Migration feature simplifies the process by:
- Maintain data integrity: The tool ensures the complete transfer of content, including metadata and version history, to ensure continuity and compliance.
- Complete migration: No team, channel, mailbox or chat is left behind. Move content or entire teams with just a few clicks.
- Customise the new environment: Assign permissions, simplify folder hierarchy and replace invalid characters – you are in control.
- Preliminary analysis: Detailed reporting provides insight into the data structure before migration. This allows you to archive and delete duplicate, outdated or obsolete content.
- Migration without disruption: ShareGate’s “Copy if Newer” feature allows the migration process to continue while users are working, without overwriting files at the destination. This minimises disruption and supports business continuity.
ShareGate provides you with action-oriented, user-defined reports. With ShareGate’s new Mailbox Migration feature, you’ll be well equipped to manage your tenant-to-tenant migration without compromising your business processes.
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
