Partners and end users can make Microsoft migrations a breeze with an application like ShareGate for desktop management.
That includes Microsoft 365 cloud applications like the ever-popular SharePoint.
“With ShareGate’s powerful reporting you will quickly gain a complete view of your inventory and jump to make the needed changes to modernise, organise, and secure your environment,” the vendor explains.
ShareGate’s menu migration tool enables partners and customers alike can reorganise and restructure SharePoint content effortlessly as well as save time managing permissions, metadata and file structures.
Because SharePoint sites are now being created at a record pace within many enterprises, it has become increasingly key to securely retain and protect the related information.
Key points of SharePoint governance
Correct implementation of SharePoint with the right tools enables users to better manage corporate assets and liabilities. In SharePoint, access to sensitive data can be wide-ranging.
Personal details and confidential corporate information, if leaked, not only risks compromising business activities and operations but can make organisations liable for heavy fines — in the case of, for example, a data breach notifiable to the Information Commissioner’s Office (ICO).
“Our internal data shows a significant increase in external sharing. Considering the rise in cybercrime, you need to stay in control of the who, what, where, and when of external sharing without hindering user productivity,” notes this ShareGate blog.
Compliance management, auditing tools and role-based permissions must all be configured.
In fact, the ShareGate team recommends forming a governance steering committee that includes stakeholders from across your organisation — not just IT. This group should meet regularly to discuss risks and governance strategy around intranet security.
“Some settings for Groups, [Microsoft] Teams, and SharePoint overlap with each other, particularly related to sharing and group or team site creation,” the ShareGate blog explains.
SharePoint is a platform for collaborative file editing and sharing via SharePoint team and communication sites, including a document library with version control.
Files can be shared within teams, across an organisation, or with external partners, so particular attention should be paid to retention policies, sensitivity labels and communication with end users or external parties.
By ensuring the appropriate information architectures and management sit “at the crux” of governance strategies for Microsoft SharePoint, IT admins can more easily and securely manage user access and requirements — wherever workers are based.
ShareGate is set to present a webinar on 14 April breaking down the key aspects of SharePoint management. Click here to sign up or learn more.
( Photo by Gerd Altmann at Pixabay )
Wichtige Eckdaten:
- Verfügbarkeit: Nutzer von E-Commerce und der Testversion haben sofortigen Zugriff. Nutzer ohne E-Commerce-Zugang müssen ihren Administrator darum bitten, die Funktionen der generativen KI über die Admin-App zu aktivieren.
- Genauigkeit: Da es sich um eine Beta-Funktion handelt, können die Antworten vereinzelt Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen aufweisen. Durch kontinuierliche Updates wird jedoch eine stetige Verbesserung der Zuverlässigkeit angestrebt.
- Datenschutz und Sicherheit: Dokumenteninhalte werden während der Verarbeitung temporär gespeichert und nach Abschluss der Aufgabe umgehend gelöscht. Nutzerdaten werden nicht zur Schulung von KI-Modellen verwendet.
- Beta-Status: Der Dokumentenassistent befindet sich derzeit in der Beta-Phase. Obwohl die Funktion vollständig einsatzfähig ist, wird sie fortlaufend weiterentwickelt. Das Feedback der Nutzer spielt eine entscheidende Rolle für die weitere Optimierung.
Zugang zum Nitro Dokumentenassistenten
Der Einstieg in den Nitro Dokumentenassistenten ist unkompliziert. Das Tool unterstützt PDF-Dateien mit einer maximalen Größe von 25 MB. Folgen Sie diesen Schritten:
- Öffnen Sie Nitro Workspace und navigieren Sie zum Bereich „Tools“.
- Klicken Sie auf das Symbol „Dokumentenassistent“.
- Laden Sie das Dokument hoch, indem Sie eine Datei auswählen oder die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.
So meistern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nach dem Hochladen eines Dokuments erstellt der Nitro Dokumentenassistent eine Zusammenfassung und schlägt erste Fragen für die Interaktion vor.
Für maßgeschneiderte Anfragen wird den Nutzern empfohlen, ihre Eingaben klar, präzise und spezifisch zu formulieren. Hier einige Beispiele für mögliche Anfragen:
- Fasse dieses Dokument für mich zusammen.
- Fasse es stichpunktartig zusammen.
- Fasse dieses Dokument für mich auf Spanisch zusammen.
- Liste die externen Quellen auf, die in diesem Dokument genannt werden.
- Finde Inhalte zu den Zahlungsbedingungen in diesem Vertrag.
- Erkläre mir die wichtigsten Punkte [dieses Vertrags] in einfacher Sprache.
- Schreibe dieses [Benutzerhandbuch] als FAQ um.
- [In diesem französischen Mietwagenvertrag] Kann ich eine Debitkarte verwenden, um ein Auto zu mieten? Antworte bitte auf Englisch.
Wichtige Hinweise zu Sicherheit und Datenschutz für Ihre Kunden
Nitro legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Dokumente werden während der Verarbeitung nur vorübergehend gespeichert und nach Abschluss des Vorgangs sofort gelöscht. Zudem stellt Nitro sicher, dass Kundendokumente niemals zur Schulung von KI-Modellen verwendet werden. Diese Maßnahmen schützen sensible Informationen und geben Ihren Kunden ein beruhigendes Gefühl.
So verbessern Sie den Nitro Dokumentenassistenten
Nitro schätzt das Feedback der Nutzer zur kontinuierlichen Verbesserung des Dokumentenassistenten. Nach jeder Interaktion werden die Nutzer gefragt: „War dies hilfreich?“ Sie können mit „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ antworten.
Für detaillierteres Feedback können die Nutzer die Feedback-Seite des Nitro Knowledge Assistant besuchen, um zur Weiterentwicklung des Tools beizutragen.
Ermöglichen Sie Ihren Kunden Erfolg mit Nitro, unterstützt durch KI
Der Nitro Dokumentenassistent ist ein wertvolles Tool, um Ihren Kunden zu helfen, ihre Dokumentenabläufe zu optimieren. Ob sie Nitro zum ersten Mal ausprobieren oder von einem anderen PDF-Anbieter wechseln, diese KI-gestützte Funktion zeigt Nitro’s Engagement für Innovation.
Wenn Sie Fragen zu Nitro-Lizenzen oder erfolgreichen Verkaufsstrategien für Nitro-Lösungen haben, wenden Sie sich an das Team von QBS. Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zum Erfolg mit Nitro!
